Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest RedHex.AI, NIP: 7262221071, z adresem do korespondencji: ul. Narutowicza 40/1, 90-135 Łódź, prowadzący serwis redhex.ai.

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw związanych z danymi można skontaktować się pod adresem team@redhex.ai.

2. Jakie dane przetwarzamy

Za pośrednictwem formularza możemy przetwarzać:

• imię, służbowy adres e-mail oraz — opcjonalnie — nazwę firmy;
• wybrany obszar rozmowy, treść wiadomości i informacje dobrowolnie zawarte w zapytaniu;
• podstawowe dane techniczne związane z wysłaniem formularza, takie jak adres IP, czas żądania i metadane HTTP, w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia serwisu przed nadużyciami.
• po wyrażeniu zgody na analitykę: identyfikator klienta zapisany w plikach cookies Google Analytics, odwiedzane podstrony, informacje o sesji, podstawowych interakcjach, przeglądarce i urządzeniu oraz przybliżonej lokalizacji. Treści pól formularza nie przekazujemy do Google Analytics.

Prosimy, aby w wiadomości nie przekazywać danych szczególnych kategorii ani danych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne do obsługi zapytania.

3. Cele i podstawy prawne

• udzielenie odpowiedzi oraz podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie dotyczy możliwej współpracy lub umowy;
• obsługa pozostałej korespondencji i utrzymywanie komunikacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość odpowiadania na wiadomości kierowane do RedHex.AI;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz dokumentowanie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa formularza i serwisu, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• pomiar odwiedzin i sposobu korzystania z serwisu w celu jego ulepszania — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie po wyrażeniu zgody, którą można w każdej chwili wycofać;
• wykonanie obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli taki obowiązek powstanie.

Formularz nie służy do zapisywania użytkowników na marketing i nie uzależniamy odpowiedzi od udzielenia zgody marketingowej.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne i nie wynika z obowiązku ustawowego. Imię, adres e-mail, obszar rozmowy i treść wiadomości są potrzebne do przyjęcia zapytania i udzielenia odpowiedzi. Bez tych danych nie będziemy mogli obsłużyć formularza. Podanie nazwy firmy jest opcjonalne.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• osobom upoważnionym przez RedHex.AI do obsługi korespondencji;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania serwisu i bezpieczeństwa IT, działającym na podstawie umów i odpowiednich zobowiązań dotyczących ochrony danych;
• Google Ireland Limited — jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na korzystanie z Google Analytics 4;
• organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Nie sprzedajemy danych przekazanych w formularzu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dobieramy dostawców w sposób ograniczający przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli korzystanie z konkretnego dostawcy będzie wiązało się z takim transferem, nastąpi on wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.

W przypadku Google Analytics dane mogą być przetwarzane przez podmioty z grupy Google poza EOG. Google wskazuje stosowane mechanizmy transferu i zabezpieczenia w swojej polityce prywatności, do której odsyłamy poniżej.

7. Okres przechowywania

• korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania i zakończenia rozmowy;
• jeżeli rozmowa prowadzi do współpracy, dane mogą być dalej przetwarzane w dokumentacji związanej z umową oraz przez okres wymagany przepisami;
• po zakończeniu korespondencji dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż do upływu właściwych terminów przedawnienia;
• techniczne dane bezpieczeństwa przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 30 dni, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń.
• dane na poziomie użytkownika i zdarzenia w Google Analytics przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy; raporty zbiorcze mogą być dostępne dłużej.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
• wycofania zgody na analitykę w dowolnym momencie w „Ustawieniach prywatności”, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z praw, napisz na team@redhex.ai. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

9. Zautomatyzowane decyzje

Dane z formularza nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na użytkownika.

10. Pliki cookie, pamięć lokalna i Google Analytics

Serwis korzysta z plików cookie i pamięci lokalnej przeglądarki wyłącznie w opisanym poniżej zakresie:

• redhex_locale — funkcjonalny plik cookie zapisywany po wyborze wersji językowej; przechowuje preferowany język przez maksymalnie 12 miesięcy;
• redhex_analytics_consent_v1 — wpis w pamięci lokalnej, który przechowuje wybór dotyczący statystycznych plików cookie przez maksymalnie 180 dni; sam nie służy do pomiaru aktywności;
• _ga i _ga_<identyfikator> — opcjonalne statystyczne pliki cookie Google Analytics 4, uruchamiane dopiero po kliknięciu „Akceptuj”; pomagają rozróżniać użytkowników i sesje i są przechowywane co do zasady nie dłużej niż 2 lata.

Przed wyrażeniem zgody tag Google nie jest pobierany i dane statystyczne nie są wysyłane. Nie korzystamy z reklamowych plików cookie, personalizacji reklam ani Google Signals. Zgodę można odrzucić lub później wycofać przyciskiem „Ustawienia cookie”; po wycofaniu blokujemy dalszy pomiar i usuwamy dostępne dla serwisu statystyczne pliki cookie. Serwer może niezależnie tworzyć techniczne logi niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, dostępności i diagnostyki serwisu.

11. Bezpieczeństwo i zmiany dokumentu

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji w środowisku produkcyjnym, ograniczenie dostępu i zabezpieczenia formularza przed automatycznymi nadużyciami.

Polityka może być aktualizowana, gdy zmieni się sposób działania serwisu, wykorzystywani dostawcy lub wymagania prawne. Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod tym adresem.